Stadthotel Pohlmann
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Stadthotel Pohlmann
Mindener Straße 1
32049 Herford
Fon: 0 52 21 / 98 00
Fax: 0 52 21 / 98 01 62
info@stadthotel-pohlmann.de




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Tipps zur erfolgreichen Durchführung einer Tagung


Wer zum ersten Mal eine Tagung organisiert, steht vor der Herausforderung, nichts zu vergessen und alles so gut vorzubereiten, dass die Veranstaltung ein voller Erfolg wird. Das Stadthotel Pohlmann aus Herford unterstützt Sie dabei, Ihre Tagung bestens vorzubereiten und ist auch während der Veranstaltung jederzeit für Sie da.

Bereiten Sie sich früh genug auf das Thema und die Organisation der Tagung vor. Etwa sechs Monate vor dem gewünschten Termin sollten Sie Kontakt zu Fachleuten aufnehmen, ein provisorisches Programm entwerfen und mit uns ihren Termin abstimmen.

Versenden Sie das geplante Programm frühzeitig an die Tagungsteilnehmer. Es bietet sich an, bereits jetzt die benötigten technischen Hilfsmittel abzuklären (Beamer, Moderationszubehör, Flipchart etc.). Kalkulieren Sie in Absprache mit den Referenten und unserem Tagungshotel das Budget für die Veranstaltung. Vielleicht wollen Sie die Tagung durch einen Sponsor mitfinanzieren lassen. Auch ist jetzt die beste Zeit, um für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zu sorgen.

Drei Monate vor der Tagung sollten Sie das Programm festzurren. Drucken sie das Programm, besprechen Sie mit uns Ihre Menüvorschläge und reservieren Sie – sofern die Tagung über mehrere Tage geht – ausreichend Zimmer vor. Auch für Pausengetränke und Knabbersachen können Sie nun bereits Ihre Wünsche äußern.

Einen bis zwei Monate vor der Tagung können Sie das Programm mit einer Bestätigung und evtl. Einzahlungsschein versenden. Auch die Anfahrt zum Stadthotel Pohlmann in Herford sollte enthalten sein. Verteilen Sie das Programm an alle an der Durchführung Beteiligten, auch Referenten, unser Hotel, optional an Helfer, Küche etc. Jetzt ist es auch Zeit, die persönlichen Kontakte zur Presse und zu Multiplikatoren zu intensivieren.

Erfassen Sie ab sofort die Anmeldungen für Ihre Tagung. Ob Sie Rechnungen im Vorhinnein oder Nachhinein versenden, ist Ihnen überlassen. Achten Sie auch darauf, dass genügend Anmeldungen erfolgen, um das geplante Budget einzuhalten. Bereiten Sie Namensschilder für die Teilnehmer und Teilnehmerinnen vor oder entwerfen Sie Aufsteller für die Tische.

Zwei Wochen vor der Tagung bestellen Sie die technischen Hilfsmittel. Überprüfen Sie rechtzeitig, ob alles vorhanden ist und funktioniert. Nun können Sie auch die Menüvorschläge bestätigen und Getränke bestellen. Blumenschmuck und Dekoration verleihen den Tagungsräumen den nötigen Flair. Gerne kümmert sich unser Team vom Stadthotel Pohlmann darum.

Etwa eine Woche vor der Tagung sollten Sie die Unterhalten für die Teilnehmer vorbereiten und eine endgültige Teilnehmerliste für alle Beteiligten erstellen. Denken Sie auch an einen Evaluationsbogen, um die Tagung auszuwerten. Nun kann die Veranstaltung kommen. Sie merken schon – der frühe Vogel fängt den Wurm; wer sich früh genug auf eine Tagung vorbereitet, der wird eine rundum gelungene Veranstaltung erleben.

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